In einer zunehmend vernetzten globalen Wirtschaft streben immer mehr Unternehmen danach, ihre Geschäftstätigkeiten in neuen Märkten im Ausland auszuweiten, wobei viele Unternehmen in den letzten zehn Jahren nach China expandiert sind. Obwohl der Markt erhebliche Risiken birgt, zieht die im chinesischen Markt verfügbare Gelegenheit weiterhin neue Unternehmen an und fördert das Wachstum bereits etablierter Unternehmen. Mit steigenden geopolitischen Spannungen und vielen Unternehmen, die darüber nachdenken, wie sie ihre Einheiten sicherer machen können, gewinnen interne Kontrollen an Bedeutung und erfordern äußerst sorgfältige Überlegungen.
Was sind interne Kontrollen?
Interne Kontrollen sind Buchführungs- und Prüfungsprozesse, Richtlinien und Verfahren, die ein Unternehmen implementiert, um die Genauigkeit und Zuverlässigkeit der Finanzberichterstattung sicherzustellen, Vermögenswerte zu schützen und die operationale Effizienz zu steigern.
Durch die Implementierung interner Kontrollen schafft ein Unternehmen einen Rahmen für Risikomanagement und die Minderung von Risiken, sowohl in operativer als auch finanzieller Hinsicht. Hier ist eine Aufschlüsselung der internen Kontrollen:
Interne Kontrollen: aus was bestehen sie?
- Kontrollumgebung: Damit eine Prüfung effektiv durchgeführt werden kann, bedarf es der Unterstützung aller in der Organisation. Sie umfasst die Integrität, ethischen Werte und Kompetenz der Menschen in der Organisation sowie das Engagement der Geschäftsleitung für den Kontrollrahmen.
Im Kontext einer Niederlassung in China ist es entscheidend, dass die oberste Geschäftsleitung die internen Kontrollen ernsthaft betrachtet, da die Bedeutung bis zu den Mitarbeitern durchsickern muss. Kulturell betrachtet wird eine Prüfung in der Regel anders angegangen als in vielen westlichen Ländern.
- Risikobewertungsprozess: Dies umfasst die Identifizierung, Analyse und Bewertung der verschiedenen Risiken, denen ein Unternehmen gegenübersteht. Das Verständnis der potenziellen Risiken ermöglicht die Entwicklung von Kontrollen zur besseren Minderung oder Verwaltung.
- Aktivitäten der internen Kontrolle: Dies erfordert die tatsächliche Umsetzung von Richtlinien und Verfahren, die zur Minderung von Risiken und zur Erreichung der Ziele der Organisation dienen. Beispiele hierfür können die Aufteilung von Aufgaben, Genehmigungsprozesse, physische Sicherheitsmaßnahmen und IT-Kontrollen sein.
- Information und Kommunikation: Unternehmen benötigen ein Buchhaltungssystem, das qualitativ hochwertige Finanzinformationen produziert. Daher ist eine effektive Kommunikation von Informationen sowohl intern als auch extern entscheidend, um sicherzustellen, dass eine Prüfung korrekt durchgeführt wird. Dieser Bestandteil stellt sicher, dass relevante Informationen rechtzeitig und genau identifiziert, erfasst und kommuniziert werden.
- Überwachungsaktivitäten: Dies beinhaltet die laufende Bewertung der Effektivität des internen Kontrollsystems. Es stellt sicher, dass die Kontrollen wie beabsichtigt funktionieren und identifiziert etwaige Probleme oder Mängel, die behoben werden müssen.
Vorteile effektiver interner Kontrollen in China
- Vermindertes Risiko von Fehlern und Betrug: Wenn interne Kontrollen korrekt durchgeführt werden, kann die Implementierung das Risiko von Fehlern erheblich reduzieren und die Häufigkeit betrügerischer Aktivitäten verringern.
- Verbesserte finanzielle Genauigkeit: Interne Kontrollen erhöhen die Genauigkeit und Zuverlässigkeit von Finanzaussagen, was wiederum Stakeholdern Vertrauen in die finanzielle Berichterstattung des Unternehmens gibt. Dies ist besonders relevant, wenn der Hauptsitz im Ausland ansässig ist und die Tochtergesellschaft in China.
- Steigerung der operationellen Effizienz: In der Regel führt eine interne Prüfung zu einer verbesserten operationellen Effizienz, was wiederum dem Unternehmen Zeit und Kosten sparen kann.
- Zunahme des Vertrauens: Wenn interne Kontrollen korrekt durchgeführt wurden, steigt das Vertrauen der Stakeholder in die finanzielle Integrität der Organisation.
Welche Rolle hat der Wirtschaftsprüfer bei der Durchführung interner Kontrollen?
In China liegt es in der Verantwortung des externen Wirtschaftsprüfers, die Effektivität interner Kontrollen zu messen. Der Wirtschaftsprüfer bewertet, ob Kontrollen und Prozesse korrekt umgesetzt werden. In einem chinesischen Kontext kann die Bewertung interner Kontrollen Folgendes umfassen:
- Verwaltung von Stempeln – wer sie aufbewahrt, Genehmigungsprozesse, die eingehalten werden müssen, wie der Stempelvermerk aufgezeichnet wird usw.
- Bankzahlungen – wer die Kontrolle behält, wer die Zahlung genehmigt (Sicherstellung einer Aufgabentrennung).
- Erstattungsprozesse – Umsetzung einer Richtlinie zu Klassifizierung, Bewertung, Genehmigungsflüsse usw.
Warum sollten Sie sicherstellen, dass Ihre internen Kontrollen in China ordnungsgemäß umgesetzt werden?
Da viele Unternehmen oft außerhalb Chinas ansässig sind und die Tochtergesellschaft in China ihren Sitz hat, ist es oft schwierig für den Hauptsitz, die vollständige Kontrolle über die Einheit in China aufrechtzuerhalten. Abgesehen von kulturellen Unterschieden gibt es Unterschiede in Arbeitsumgebungen und Arbeitsprozessen, was zu Fehlmanagement oder Missbrauch interner Befugnisse führen kann, von denen der Hauptsitz möglicherweise keine vollständige Kenntnis hat.
In einigen Fällen gibt es Vorfälle von missbrauchten Firmenstempeln, unberechtigten Zahlungen und nicht ordnungsgemäß befolgten Erstattungsprozessen. Um zu verhindern, dass solche Vorfälle in Ihrer chinesischen Einheit auftreten, kann die Umsetzung oder Überprüfung interner Kontrollen sicherstellen, dass das Risiko von Fehlmanagement verringert wird.
Das Haben eines Partners in China
Es gibt endlose Vorteile, einen administrativen oder ausgelagerten Partner in China zu haben. Von der Kenntnis der Vorschriften bis zur Reduzierung von Risiken und einfachen Abläufen sollten ausländische Unternehmen mit einer Einheit in Betracht ziehen, einen zuverlässigen Partner zu haben.
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